Con la llegada del mes de marzo, se inicia el período de realización de las asambleas obligatorias en el marco de la Propiedad Horizontal, conforme a la normativa vigente en Colombia y aquí en La Palestra ilustramos a nuestras audiencias sobre este tema, tan importante para el buen vivir.
La Ley 675 de 2001, que regula el régimen de propiedad horizontal en el país, establece que las copropiedades deben celebrar una asamblea general ordinaria de propietarios dentro de los primeros tres meses del año.
En este espacio, los copropietarios y órganos directivos analizan la gestión administrativa y financiera del período anterior, aprueban los estados financieros, formulan planes de acción y definen el presupuesto y cronograma de actividades para la vigencia en curso, que abarca 12 meses desde la fecha de la asamblea.
Allí se eligen los representantes al consejo directivo, organismo que posteriormente define el administrador(a) y los demás cargos necesarios para el funcionamiento adecuado de la copropiedad, dependiendo el número de habitantes y otros aspectos fundamentales para su correcta dirección como los recursos financieros.
¿Qué es la Propiedad Horizontal y cómo se regula?
La propiedad horizontal es un régimen jurídico aplicable a bienes inmuebles sometidos a división en unidades privadas y zonas comunes, donde los derechos de los propietarios coexisten con obligaciones compartidas sobre los espacios de uso colectivo.
Este modelo de propiedad es común en conjuntos residenciales, edificios de apartamentos, centros comerciales y parques empresariales.
Constitución: Se formaliza mediante la escritura pública de constitución y su inscripción en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.
Órganos de Administración: Comprende la asamblea general de copropietarios, el consejo de administración (si aplica) y el administrador, quienes tienen funciones específicas en la toma de decisiones y gestión de la copropiedad.
Reglamento de Propiedad Horizontal: Es el documento que establece los derechos y deberes de los propietarios, las normas de convivencia y el régimen sancionatorio aplicable en la comunidad.
Obligaciones Financieras: Se contemplan presupuestos anuales, cuotas de administración, fondos de imprevistos y otros mecanismos para garantizar la sostenibilidad económica del inmueble.
El cumplimiento de estas normativas no solo optimiza la administración de las copropiedades, sino que también fortalece la convivencia y preservación del patrimonio común.
En el caso de espacios y conjuntos que combinan servicios turísticos, gastronómicos, de hospedaje y actividades culturales abiertas al público externo, la propiedad horizontal se regula bajo una serie de normativas específicas que integran tanto la Ley 675 de 2001 como otras disposiciones sectoriales, para lo cual se tiene en cuenta entre otros aspectos.
Regulación de la Propiedad Horizontal en conjuntos de uso mixto
Los conjuntos con actividades comerciales, turísticas y de servicios abiertos al público deben regirse por la Ley 675 de 2001, que define la propiedad horizontal y permite la coexistencia de unidades privadas y zonas comunes con diferentes usos, no obstante, debido a la naturaleza de sus operaciones, también deben acogerse a reglas complementarias, tales como:
- Código de Comercio Colombiano (Decreto 410 de 1971): Regula las actividades mercantiles y las relaciones contractuales dentro de estos espacios.
- Normatividad Turística (Ley 300 de 1996 y su Decreto 1074 de 2015): Regula la prestación de servicios turísticos y establece requisitos para establecimientos de hospedaje y alojamiento.
- Normas de Uso del Suelo (Planes de Ordenamiento Territorial – POT): Determinan la viabilidad de actividades comerciales, gastronómicas y culturales dentro de un conjunto o edificación.
- Normativa Sanitaria y de Seguridad (Resolución 2674 de 2013 y Decretos 780 de 2016 y 1072 de 2015): Establece requisitos para la manipulación de alimentos, seguridad en establecimientos abiertos al público y medidas sanitarias aplicables.
Establecimiento de la Propiedad Horizontal en conjuntos de uso mixto
Para formalizar la propiedad horizontal en estos espacios, se deben cumplir con los siguientes requisitos:
Constitución Legal
- Elaboración y firma de la escritura pública de constitución, en la que se especifican las unidades privadas y las áreas comunes, además de los usos permitidos.
- Inscripción en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, lo que formaliza la existencia jurídica de la copropiedad.
- Aprobación del Reglamento de Propiedad Horizontal, el cual debe incluir disposiciones específicas para el desarrollo de actividades comerciales y turísticas dentro del conjunto.
Reglamento de Propiedad Horizontal con normas especiales
Dado que estos conjuntos tienen actividades abiertas al público, el Reglamento de Propiedad Horizontal debe contener normas específicas que regulen aspectos como:
- Uso del suelo y horarios de funcionamiento, evitando conflictos entre residentes y actividades comerciales.
- Normas de acceso y convivencia, para regular la presencia de visitantes y proveedores.
- Sistemas de contribución y mantenimiento, estableciendo cuotas diferenciadas entre unidades residenciales y comerciales.
- Requisitos de seguridad y emergencias, en cumplimiento de normas de prevención de incendios y gestión de riesgos.
Administración y gobierno de la Propiedad Horizontal
- Asamblea General de Copropietarios: Define políticas, aprueba presupuestos y reglamentos, y toma decisiones sobre el funcionamiento del conjunto.
- Consejo de Administración (si aplica): Supervisión y control de la gestión administrativa.
- Administrador: Ejecución de las decisiones de la Asamblea y gestión operativa, con obligaciones adicionales según la actividad comercial del conjunto.
Consideraciones especiales para la apertura al público
Cuando una copropiedad permite el acceso a personas externas para actividades gastronómicas, culturales o de hospedaje, debe implementar:
- Sistemas de control de acceso para garantizar seguridad a los residentes y visitantes.
- Seguros de responsabilidad civil en caso de accidentes dentro de las instalaciones.
- Planes de manejo ambiental para minimizar el impacto de actividades comerciales sobre las áreas residenciales.
La convivencia en conjuntos cerrados de propiedad horizontal es uno de los aspectos más sensibles y complejos en la administración de copropiedades y la diversidad de estilos de vida, necesidades y expectativas entre los residentes por lo general, genera conflictos si no se gestionan adecuadamente.
Algunas estrategias y herramientas para promover una convivencia armoniosa en el marco de la Ley 675 de 2001 y las mejores prácticas en administración de propiedad horizontal son:
Base Legal y Reglamentaria: Fundamento de la Convivencia
Para garantizar una convivencia ordenada, es fundamental que la comunidad conozca y respete el Reglamento de Propiedad Horizontal, que debe incluir:
- Normas claras sobre el uso de las zonas comunes y el mantenimiento de las áreas privadas.
- Reglas específicas para el manejo del ruido, mascotas, parqueaderos y visitantes.
- Procedimientos para el manejo de conflictos, sanciones y mecanismos de conciliación.
- El reglamento debe estar alineado con la Ley 675 de 2001 y contar con el respaldo de la Asamblea General de Copropietarios, para asegurar su cumplimiento obligatorio.
Gestión efectiva de la convivencia y fortalecimiento de la comunicación
La falta de comunicación es una de las principales causas de conflictos. Para evitar malentendidos y fomentar una cultura de respeto, se recomienda:
- Implementar canales de comunicación oficiales, como boletines digitales, grupos de WhatsApp institucionales o una plataforma de gestión de propiedad horizontal.
- Organizar reuniones periódicas para informar sobre decisiones administrativas y recibir retroalimentación.
- Fomentar la participación de los residentes en las asambleas y procesos de toma de decisiones.
Aplicación Equitativa de las Normas
Para que la convivencia funcione, las reglas deben ser aplicadas de manera justa y sin excepciones. Esto implica:
- Capacitar a la administración y al consejo de administración sobre la normativa vigente y la resolución de conflictos.
- Asegurar que las sanciones por incumplimiento sean proporcionales y previamente establecidas en el reglamento.
- Evitar favoritismos y garantizar que todos los copropietarios y residentes cumplan con sus obligaciones.
Resolución Alternativa de Conflictos
Cuando surgen problemas entre vecinos, es recomendable:
- Fomentar el diálogo directo entre las partes antes de escalar el problema.
- Implementar un comité de convivencia con residentes imparciales que puedan mediar en disputas.
- Recurrir a mecanismos de conciliación antes de aplicar sanciones o tomar medidas legales.
Herramientas Tecnológicas para la Convivencia
La digitalización de la gestión de la propiedad horizontal puede mejorar la convivencia a través de:
- Plataformas de gestión residencial, donde los residentes pueden reportar problemas, reservar zonas comunes y recibir información en tiempo real.
- Sistemas de control de acceso y videovigilancia, para mejorar la seguridad y evitar disputas por ingreso de visitantes o uso indebido de las instalaciones.
- Encuestas y foros virtuales, que permitan a los residentes expresar sus opiniones y aportar soluciones a problemas comunitarios.
Promoción del Sentido de Comunidad
Más allá de las reglas, una convivencia saludable se fortalece con el sentido de pertenencia y cooperación. Para ello, se recomienda:
- Organizar actividades comunitarias, como ferias, jornadas de integración, eventos deportivos o programas de voluntariado.
- Establecer programas de educación en convivencia, para sensibilizar a los residentes sobre la importancia del respeto mutuo
Incentivar la cultura del buen vecino, promoviendo valores como la empatía, el respeto y la colaboración.
Así las cosas, las leyes que se han diseñado desde el estado colombiano, permiten una correcta administración, siempre y cuando quienes están a cargo de estos procesos, las hagan cumplir colocando en la balanza tanto las obligaciones como los derechos y en especial la protección siempre al propietario por parte de los cuadros directivos, garantizando con esto la ecuanimidad, el respeto, la armonía y el bienestar de quienes han hecho grandes, medianas o pequeñas inversiones para la adquisición de su vivienda y por lo tanto merecen no solamente una confianza meritoria sino el establecimiento de condiciones dignas para su desarrollo físico, intelectual y humano.
En las mencionadas asambleas se ve de todo, el silencioso e influenciable que vota por lo que le dice el de al lado, el conflictivo que anda con la ley en la mano dando catedra de derecho, el que lleva años y años en los cuadros directivos y se atornilla a más no poder en el cargo, el que impugna y demanda todo para ganarse el miedo y respeto de sus vecinos, el que disocia para dividir y vencer, el distraído o conversador que levanta la mano para votar sin saber de qué están hablando, el estratega que arma el complot sin que nadie note su presencia, el ostentoso y antipático que pretende dominar aprovechándose de su poder adquisitivo, el que ocupa cargos o tiene alguna notoriedad en la sociedad y cree que ese es un escenario de adulaciones y aplausos, el que solamente ve por su interés personal y se olvida del colectivo, el irreverente que regaña y agrede con tono de gruesos vocablos.
Pero también hay quienes escuchan, analizan y respetan todo lo que se expone y luego toman decisiones serias y sensatas, haciendo uso de la palabra cuando corresponde y moderando siempre tanto sus posturas como sus expresiones, sin dejarse arrastrar por lo que dicen quienes le hablan en tono bajo al oído.
No hay nada más tormentoso y delicado que un mal vecino o una mala administración y por eso, la aplicación de la norma es el mejor mecanismo para lograr tanto una sana convivencia, como la garantía y el respeto de los derechos adquiridos constitucionalmente.
