Hay personas extraordinariamente ocupadas, tan ocupadas que jamás tienen tiempo para lo verdaderamente importante.

Viven con el teléfono en la mano, la agenda repleta, el ceño fruncido y una admirable capacidad para convertir cualquier problema en una emergencia total. Corren de un lado para otro resolviendo lo que acaba de ocurrir, atendiendo lo que está a punto de ocurrir y, con especial entusiasmo, dejando para después aquello que realmente debería haber sido atendido desde hace meses, porque su especialidad no es resolver problemas; su especialidad es mantenerlos con vida el tiempo suficiente para volver a resolverlos mañana.

Son los campeones del corto plazo, los bomberos oficiales de su propia falta de previsión, capaces de celebrar como una hazaña haber apagado un incendio que ellos mismos dejaron crecer mientras estaban demasiado ocupados para preguntarse por qué se estaba incendiando el edificio.

Y es que, para ellos, atender lo urgente produce una gratificación inmediata: alguien llama, algo sucede, aparece un problema, se corre, se improvisa, se convoca una reunión, se consigue un parche y, finalmente, llega esa maravillosa frase: “Listo, ya quedó solucionado”. ¿Solucionado? No. Apenas dejó de verse.

El problema sigue allí, cuidadosamente escondido como mugre bajo el tapete, esperando la próxima lluvia para volver a aparecer y entonces comienza nuevamente el espectáculo: se busca al responsable de la fuga, se compra otra cubeta, se seca el piso y se anuncia con solemnidad que se ha tomado una “acción inmediata”, pero nadie pregunta por qué sigue roto el techo, nadie tiene tiempo para eso y el techo pertenece a la categoría de los asuntos importantes, y lo importante, curiosamente, siempre puede esperar.

Lo urgente, en cambio, tiene una virtud extraordinaria: hace ruido. Lo importante suele ser silencioso: planear no hace ruido, prevenir no hace ruido, organizar no hace ruido, corregir una estructura tampoco; en cambio, una crisis tiene llamadas, mensajes, reuniones, carreras, explicaciones, decisiones de última hora y una generosa dosis de dramatismo.

Por eso algunos terminan enamorándose de la urgencia porque les proporciona la permanente sensación de estar haciendo algo. Y aquí aparece una de las grandes paradojas de nuestro tiempo: estar ocupado se ha convertido, para algunos, en una especie de certificado de productividad y mientras más problemas atienden, más importantes parecen; mientras más reuniones acumulan, más indispensables se sienten; mientras más incendios apagan, más orgullosos están de su capacidad para apagar incendios.

Solo existe un pequeño detalle: un buen administrador no es quien apaga mil incendios; es quien descubre por qué se incendia siempre el mismo lugar y consigue que deje de incendiarse.

Pero eso exige pensar, y pensar requiere detenerse, detenerse exige planificación, y planificar implica reconocer que algunas decisiones difíciles deben tomarse hoy para evitar problemas mañana, y es ahí donde aparece el verdadero problema: lo importante rara vez es urgente hasta que ya es demasiado tarde.

Por eso tantas organizaciones, proyectos y hasta vidas personales avanzan de remiendo en remiendo. Una solución provisional aquí, una llamada allá, un favor, una excepción, una improvisación, una decisión tomada “por esta vez”. Y esa “esta vez” termina convirtiéndose en método.

El parche adquiere categoría de sistema; la excepción se convierte en regla, la improvisación se presenta como capacidad de reacción y el deterioro estructural, convenientemente maquillado, recibe el elegante nombre de “gestión”.

Quizás convendría recordar una verdad bastante cierta: resolver permanentemente las consecuencias mientras se ignoran las causas no es eficiencia; es administrar el fracaso por cuotas y hay que tener el valor de cerrar el grifo, no solamente de secar el piso.

Hay que reparar la tubería, no comprar otra cubeta. Hay que corregir el rumbo, no felicitarse porque el barco todavía flota, porque llegará un momento en que el incendio será demasiado grande para apagarlo con buenas intenciones, reuniones extraordinarias y soluciones de emergencia.

Y entonces descubriremos, generalmente demasiado tarde, que aquello que llamábamos “falta de tiempo” nunca fue realmente falta de tiempo, fue falta de prioridades porque el tiempo siempre estuvo allí y lo que faltó fue decidir qué merecía ocuparlo.

Quizás esa sea, finalmente, la diferencia entre quien simplemente permanece ocupado y quien verdaderamente construye: uno corre detrás de los problemas; el otro se anticipa a ellos. Uno vive resolviendo las consecuencias de ayer; el otro trabaja silenciosamente para que mañana no tenga que resolverlas nuevamente. Uno necesita que todo sea urgente para sentirse indispensable; el otro entiende que la verdadera eficacia consiste precisamente en conseguir que las cosas importantes no tengan que convertirse en emergencias.

En el poder nunca hay tiempo para quienes siempre estuvieron; pero cuando se les acaba el cuarto de hora, regresan a pedir tiempo a quienes ignoraron por falta de tiempo.